La présente Charte a pour objet de partager notre démarche quant au respect de la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel.
1- Principes en matière de traitement des données personnelle
En application du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel, les traitements de vos données personnelles effectués par l’Espace Formation s’appuient sur les principes fondamentaux suivants :
- Les traitements sont licites, loyaux et transparents
- Les finalités de chaque traitement sont déterminées, explicites et légitimes
- Les données collectées sont proportionnelles à la finalité du traitement
- Les données collectées font l’objet de mesures de sécurité organisationnelles et techniques
2- Responsable du traitement
Les données à caractère personnel collectées font l’objet d’un traitement par la société L’Espace Formation, SAS au capital de 2 000 euros, immatriculée au RCS de Montauban sous le n°828113555 dont le siège social est situé au 10 rue Gutenberg 82000 Montauban.
3 – Nature des données collectées
Par donnée à caractère personnel on entend toute information se rapportant à une personne identifiée ou identifiable, notamment par référence à des identifiants tels qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, un ou plusieurs éléments spécifiques propres à l’identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ainsi qu’à tout autre renseignement que nos clients décident de nous communiquer.
Nous collectons et traitons principalement deux types de données :
- Des données relatives à nos clients : Les données personnelles collectées et traitées sont les nom, prénom, adresse email, fonctions, adresse postale, numéro de téléphone et toute autre information communiquée spontanément par la personne si son contenu est pertinent et proportionnel au regard de la finalité du traitement.
- Des données relatives aux stagiaires de la formation professionnelle : ces données sont collectées soit auprès de l’employeur, soit auprès du stagiaire lui même lors de l’inscription. Ces données sont : les nom, prénom, employeur, profession, adresse email et postale, numéro de téléphone et toute autre information communiquée spontanément par la personne si son contenu est pertinent et en lien direct avec la finalité du traitement.
La collecte des données du stagiaire auprès de l’employeur répond à l’obligation légale de formation des employeurs vis-à-vis de leurs salariés.
La collecte des données auprès du stagiaire lui-même répond à l’obligation légale visée au paragraphe précédent ou à l’exécution d’une action de formation professionnelle telle que prévue à l’article L 6313-1 du Code du travail. Les données collectées sont alors nécessaires à la réalisation de l ’action.
Le cas échéant, et dans le cadre exclusif de l’organisation du temps de repas de la formation, l’Espace Formation peut demander ou recueillir spontanément auprès des stagiaires des informations concernant d’éventuelles allergies alimentaires.
De même, en application de l’article D 5211-3 du code du travail, l’Espace Formation peut collecter des informations sur d’éventuelles situations de handicap afin de prévoir les adaptations nécessaires au déroulé de la formation.
4- Finalités de la collecte et du traitement des données personnelles
Les données collectées font l’objet d’un traitement par l’Espace Formation pour les finalités suivantes :
- Les données relatives à nos clients en charge de l’achat de prestations de formation professionnelle ont pour finalité l’exécution de l’action de formation professionnelle des salariés. Elles peuvent également avoir pour finalité la réalisation d’études marketing, de statistiques internes et peuvent être utilisées dans le cadre d’actions de prospection commerciale si la personne n’a pas opposé son refus à de telles actions.
- Les données relatives aux stagiaires de la formation professionnelle ont pour finalité l’enregistrement et le traitement de la prestation de formation, à savoir :
. l’enregistrement des inscriptions, l’envoi des confirmations d’inscription et des documents légaux de la formation professionnelle, l’élaboration des listes d’émargement, des attestations de présence et de formation, l’émargement des stagiaires pour les formations en présentiel. Ces finalités sont définies conformément aux dispositions de l’article L 6353-9 du Code du travail.
. La collecte de l’adresse e-mail communiquée par le stagiaire peut aussi avoir pour finalité l’envoi d’offres ou d’informations pertinentes. Le stagiaire a toujours la possibilité de s’opposer à ces envois en cochant la case figurant dans les notices d’information. S’il ne s’est pas opposé à l’envoi de ces offres, il bénéficie de la possibilité de se désinscrire à tout moment.
5- Destinataires des données personnelles
Les destinataires des données personnelles sont :
- Les services internes de l’Espace Formation en charge de la gestion de la formation. Seuls le personnel des services en charge du traitement des opérations liées à la gestion de la formation professionnelle a accès aux données à caractère personnel.
- Les sous-traitants en charge d’une prestation liée à l’exécution de l’action de formation. Lorsqu’un traitement de données personnelles est effectué par nos sous-traitants, le traitement est effectué dans le seul but de fournir la prestation. A cet effet, les sous-traitants ne sont autorisés à collecter les informations que pour les seuls besoins de fourniture de la prestation.
- Peuvent également être destinataires de données à caractère personnel les organismes publics ou non, exclusivement pour répondre à nos obligations légales (contrôle et financement de la formation professionnelle notamment), les auxiliaires de justice, les officiers ministériels, les organismes chargés d’effectuer le recouvrement des créances.
6- Durée de conservation des données
Les données personnelles collectées et traitées par l’Espace Formation pour l’exécution d’une prestation de formation sont conservées pendant la durée strictement nécessaire à la gestion de la formation. Elles font ensuite l’objet d’un archivage jusqu’à l’expiration de la durée de prescription légale applicable (établissement de la preuve en matière contractuelle, justificatifs à fournir en cas de contrôle des services de l’Etat…).
Les données collectées à des fins de prospection commerciale sont conservées pendant une durée maximale de trois 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale.
Les données concernant d’éventuelles allergies alimentaires ou des situations de handicap telles que visées au 2/ ci-avant ne sont conservées que pour la durée de l’action de formation.
7- Mesures de sécurité
L’Espace Formation prend des mesures techniques et organisationnelles pour interdire l’accès non autorisé ou la divulgation de données :
- L’accès à nos locaux est sécurisé
- Nos collaborateurs amenés à accéder aux données personnelles sont sensibilisés aux exigences de confidentialité
- Une personne est désignée responsable à la protection des données
8- Droits
Conformément à la réglementation en vigueur, chacun dispose d’un droit d’accès et de rectification de ses données, ainsi que de celui d’en demander l’effacement, de s’opposer à leur traitement et d’en obtenir la limitation ou la portabilité dans la mesure où cela est applicable.
L’Espace Formation peut adresser des offres commerciales par mail à ses clients professionnels qui ne s’y sont pas opposés lors du recueil de leurs données.
Les personnes concernées peuvent à tout moment demander à ne plus recevoir les communications relatives à nos offres, actualités et évènements en utilisant le lien hypertexte prévu à cet effet dans chaque email adressé ou directement par courrier à l’adresse suivante : L’Espace Formation ,responsable RGPD, 10 rue Gutenberg 82000 Montauban
9- Cookies
Notre politique en matière de cookies est décrite dans la rubrique « Mentions légales » sur le site internet de l’Espace Formation ici
Mise à jour le 02/02/2022
